TIETOSUOJASELOSTE
Päivitetty: 17.7.2026
1. Rekisterinpitäjä
Helsingin Kiinteistömanagerit Oy (Y-tunnus 3203383-5) – Taloportti Isännöinti
Klaneettitie 6–8
00420 Helsinki
Tietosuoja-asioita koskevat yhteydenotot:
Tuomas Käyhkö
Puhelin: +358 40 737 0694
Sähköposti: tuomas.kayhko@taloportti.fi
2. Rekisteröidyt
Rekisteri voi sisältää seuraavien henkilöryhmien henkilötietoja:
• asunto-osakeyhtiöiden ja kiinteistöosakeyhtiöiden osakkaat
• hallituksen jäsenet
• asiakkaiden yhteyshenkilöt
• toimeksiantajat
• palveluntarjoajien yhteyshenkilöt
• verkkopalveluiden käyttäjät ja yhteydenottolomakkeiden lähettäjät.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja
oikeusperusteet
Henkilötietoja käsitellään seuraavia tarkoituksia varten:
• asiakassuhteen hoitaminen
• isännöintipalvelujen tuottaminen
• toimeksiantojen toteuttaminen
• taloushallinnon ja laskutuksen hoitaminen
• lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen
• yhteydenpito asiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin
• palveluiden kehittäminen ja tietoturvan varmistaminen.
Käsittelyn oikeusperusteina ovat tilanteesta riippuen:
• sopimuksen täytäntöönpano
• rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu
• rekisteröidyn antama suostumus silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen.
4. Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä voidaan käsitellä esimerkiksi seuraavia tietoja:
Perustiedot
• nimi
• osoite
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
Asiakkuuteen liittyvät tiedot
• toimeksiannot
• sopimustiedot
• asiakasyhteydenotot
• laskutus- ja maksutiedot
• asiakirjat ja muu asiakassuhteen hoitamiseen liittyvä aineisto.
Tarvittaessa käsiteltävät tiedot
Tarpeen mukaan voidaan käsitellä myös:
• henkilötunnusta silloin, kun sen käsittely perustuu lakiin tai on välttämätöntä henkilön
yksilöimiseksi
• pankkitilitietoja maksuliikenteen hoitamiseksi.
Tietoja kerätään vain siinä laajuudessa kuin palvelujen toteuttaminen edellyttää.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietoja saadaan:
• rekisteröidyltä itseltään
• asiakkaalta tai tämän valtuuttamalta edustajalta
• asunto-osakeyhtiöltä tai kiinteistöyhtiöltä
• viranomaisilta silloin, kun siihen on lakiin perustuva oikeus
• julkisista rekistereistä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.
6. Henkilötietojen vastaanottajat
Tietoja voidaan luovuttaa:
• viranomaisille silloin, kun laki sitä edellyttää
• sopimuskumppaneille, jotka osallistuvat palvelujen tuottamiseen
• kirjanpito-, pankki-, IT- ja ohjelmistopalveluiden tarjoajille henkilötietojen käsittelijöinä.
Kaikkien henkilötietojen käsittelijöiden kanssa tehdään tarvittavat tietojenkäsittelysopimukset.
7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
Mikäli siirto on palvelun toteuttamiseksi tarpeen, se tehdään voimassa olevan
tietosuojalainsäädännön mukaisia suojatoimia käyttäen.
8. Säilytysajat
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeellista henkilötietojen käsittelyn
tarkoituksen toteuttamiseksi tai lainsäädännön velvoitteiden täyttämiseksi.
Esimerkiksi:
• kirjanpitoaineisto säilytetään kirjanpitolainsäädännön mukaisesti
• asiakassuhteeseen liittyviä tietoja säilytetään asiakassuhteen ajan ja sen päättymisen jälkeen
niin kauan kuin oikeudellisten velvoitteiden tai vaatimusten käsittely sitä edellyttää.
9. Henkilötietojen suojaaminen
Henkilötiedot suojataan asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä.
Tietoihin on pääsy vain henkilöillä, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseksi.
Käyttöoikeudet ovat henkilökohtaisia ja tietojen käsittelyä valvotaan.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• tarkastaa omat tietonsa
• pyytää virheellisten tietojen oikaisua
• pyytää tietojen poistamista silloin, kun siihen on lain mukainen oikeus
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä tilanteissa, joissa laki sen sallii
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen silloin, kun oikeus soveltuu
• peruuttaa antamansa suostumus siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen
• tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle.
Tietopyynnöt osoitetaan sähköpostitse osoitteeseen:
asiakaspalvelu@taloportti.fi
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot löytyvät osoitteesta:
https://tietosuoja.fi
11. Automaattinen päätöksenteko
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.
12. Tietosuojaselosteen päivittäminen
Tätä tietosuojaselostetta päivitetään tarvittaessa esimerkiksi lainsäädännön, palveluiden tai
henkilötietojen käsittelytapojen muuttuessa.
Ajantasainen tietosuojaseloste on saatavilla Taloportti Isännöinnin verkkosivuilla sekä pyydettäessä
asiakaspalvelusta.
